Večinoma pomembni poslovni dokumenti obležijo nekje v kakšnem predalu ali pa jih strpamo v arhivske škatle in pospravimo v klet. To seveda velja za dokumente, ki jih imamo na papirju. Digitalne dokumente pa razni računalniški dokumentni sistemi pospravijo nekam na disk ali v oblak, pri čemer se prav tako od njih bolj ali manj poslovimo, brez namena, da bi jih še kdaj uporabili. V nekaterih primerih je takšno arhiviranje seveda smiselno, a še več je primerov, ko na ta način zamudimo dobro priložnost. Pomembne poslovne dokumente lahko namreč uporabimo in izkoristimo za izboljšanje poslovanja podjetja!
Pregled arhiviranih dokumentov
Že funkcionalen elektronski arhiv lahko veliko pripomore k temu. Omogoča namreč shranjevanje vseh dokumentov na enem mestu, hkrati pa tudi učinkovit pregled arhiviranih informacij. Če ne drugega nam tak arhiv omogoča hitro brskanje po shranjenih dokumentih, ko se zgodi, da kakšnega potrebujemo.
Elektronski arhiv pa je še bistveno bolj uporaben, če omogoča urejanje in razvrščanje dokumentov, morda celo samodejno. Poleg tega nekateri tovrstni dokumentni sistemi omogočajo tudi pripravo poročil o vsebini arhiva. To že prinaša zelo koristne prednosti. Dokumenti so lepo razvrščeni in točno vemo, kaj gledamo. Na eni strani imamo na primer račune, na drugi projektno dokumentacijo, ločeno imamo podatke o zaposlenih, nato podatke o strankah … To omogočajo celoviti dokumentni sistemi, ki se zelo dobro obnesejo v rokah uporabnika, ki prepozna potencial takšnih programov.
Uporaba arhiviranih dokumentov
Elektronski arhiv ponuja odlično izhodišče, se pa moramo uporabi shranjenih poslovnih dokumentov pozorneje posvetiti, če želimo res izkoristiti vse prednosti, ki jih ta opcija ponuja. Večinoma so dokumentni sistemi dobro opremljeni tudi z drugimi funkcionalnostmi in je uporaba dokumentov integrirana v arhiv. To je smiselno, saj ne želimo ročno obdelovati vseh shranjenih informacij. Razni sistemi imajo različne funkcije, vsekakor pa je dobro izbrati zmogljiv in napreden program.